Come preparare il vostro hotel per ospitare eventi e congressi ibridi, senza spese eccessive, post Covid-19. Ecco alcuni suggerimenti per trovare nuovi segmenti di mercato.

“Puntare sugli eventi” è la grande chimera di ogni struttura di media e grande dimensione da almeno trent’anni. Ad un certo punto della stesura del budget pluriennale, questa frase ricorre, e solitamente si traduce nell’avere una sala meeting, dotazioni di piccolo medio taglio, e in una pervicace speranza di vendere entrambe in ogni giorno della bassa stagione.

Lo stato degli Eventi nel 2021

Mentre si fa un gran parlare della trasformazione degli eventi in presenza in tutti (e soli) eventi online, appare sempre più evidente che i grandi sponsor degli eventi congressuali in presenza hanno ancora bisogno di quella presenza per vendere. Quindi torneremo ad avere congressi in presenza, e molti, ma dobbiamo ancora aspettare.

Nel frattempo la maggior parte delle riunioni si sono trasformate in zoom meeting, i congressi vengono rimandati a data da destinarsi, e la formazione si affida alla modalità Webinar. Un quadro che sembra penalizzare gli hotels, che non trovano uno spazio in questa descrizione.

Quando ripartiranno i congressi (in presenza)?

Si prevede che il rientro ad una nuova normalità congressuale, seppur ridotta, avverrà a partire da Ottobre 2021, senza però mai tornare alla spensieratezza epidemica di un tempo. Per i grandi eventi, quelli da oltre 1000 persone, si può presumere una ripartenza per il secondo semestre del 2022, ovvero tra più di un anno e mezzo da oggi, febbraio 2021.

L’errata concezione che i congressi medici ripartiranno subito, perché “tanto i medici sono tutti vaccinati“, non tiene di conto del problema etico che sorge proprio agli occhi di un medico, che sa di essere vaccinato dall’infezione, ma di poter comunque essere contagioso.
Questa consapevolezza non consente alle società medico scientifiche di anticipare di troppo i tempi: non sarebbe etico rispetto alle categorie ultime nella vaccinazione.

Come può un hotel lavorare con eventi e congressi nel 2021?

Prima di tutto gli hotels devono suddividere il proprio impegno di strutturazione dei servizi, e quindi di marketing degli stessi, su due scansioni temporali distinte:

1. Fino a Settembre 2021 – eventi solo online
2. Dopo Settembre 2021 e fino alla metà del 2022 – eventi ibridi, o “phygital”

Eventi on line: un’occasione di vendita per gli hotel

Non tutti gli eventi tipo “Webinar” sono frontali, ovvero con una o due persone che si avvicendano nel parlare ad una platea muta.
Specie nel mondo medico scientifico, come anche nel mondo tecnologico, è importante che ci sia un sistema professionale di trasmissione.
Acquisire un sistema professionale come Go-to-Webinar o Zoom Meeting ha un costo eccessivo per molti soggetti, e spesso la versione necessaria ad agganciarvi anche un live streaming su un social, o su youtube, è quella più dispendiosa, oltre che difficile da settare.
Ma soprattutto anche avendo una piattaforma professionale di trasmissione, non si hanno le dotazioni minime per rendere quella trasmissione professionale.

È una buona idea per un hotel mettere a disposizione una sala anche piccola con delle dotazioni chiave per la trasmissione di webinar live o streaming live:

• Microfono ambientale per il relatore e il moderatore
• Ring di luce autoportante
• Wi-fi molto potente
• ADD-ON Piattaforma di Live Streaming e Recording brandizzabile messa a disposizione del cliente
  
  

Un cliente che voglia realizzare un webinar o una trasmissione in live streaming di tipo professionale (o registrarla!), e che non ha un ambiente sufficientemente business-oriented a casa propria o nel proprio ufficio, può affittare lo spazio fisico e virtuale dal vostro hotel, e non dovrà comprare e settare una serie di “aggeggi” difficili da tenere in ordine, e da far funzionare.

Provate ad effettuare un veloce servizio fotografico con queste dotazioni, mostrando che le avete, e provate a fare una promo su Facebook nei vostri “dintorni”, più o meno immediati: sarete sorpresi da quanta gente ne ha bisogno, e deciderà di chiedere un preventivo per questo servizio.

PS: La piattaforma di Live Streaming perfetta per questo utilizzo è StreamYard, che può essere di volta in volta collegata a pagine Facebook, canali Youtube o profili Linkedin senza aggancio di database.
Oltretutto, grazie alla possibilità di inserire overlay brandizzati e banner, può farvi vendere qualche servizio di assistenza in più.

Eventi Ibridi, o Eventi PHYGITAL

Lo so, questo termine “phygital” è fastidioso: pretenzioso e forzato. Ma è la realtà dell’immediato futuro, e allora vediamo insieme come un hotel o un centro congressi può strutturarsi per le necessità phygital senza spendere eccessivamente.

Prima di tutto per Eventi PHYGITAL si intendono eventi ibridi, che prevedono la presenza di alcune persone, in particolar modo di una faculty e di alcune persone la cui presenza è necessaria, ma prevedono la frequentazione di porzioni o fasce intere di pubblico solo online.
La sfida per un hotel è poter offrire un servizio congressuale integrato che renda perfetta la fruizione Phygital.

Quali dotazioni servono ad un Hotel per un evento Ibrido?

1. Sistema di Regia: è importante installare “n” video-camere con un software e hardware di regia e di mixaggio audio-video.
   La strumentazione deve essere INTEGRATA allo spazio meeting, mentre il service di fiducia potrà quotare l’assistenza tecnica.
2. Microfoni ambientali e a spillo collegati al software e hardware di mixaggio
3. Wi-fi potente e potenziabile
4. Piattaforma di Live Streaming e recording brandizzabile, messa a disposizione del cliente

Queste dotazioni sono importanti per un hotel, perché consentono ai Congress Organizer, ma anche a società, associazioni e gruppi di poter pianificare e realizzare eventi non solo in sicurezza, ma anche con successo e senza incognite.
Possono farlo proprio affidandosi ad un hotel ben organizzato, che in questo modo può ospitare eventi e congressi anche nel 2021 / 22, laddove consentito.

E con molti spazi ed opportunità di visibilità aggiuntiva per gli sponsor di questi eventi Phygital, che derivano da una buona regia audio-video, e da una buona padronanza di overlay (sovraimpressione) e tempi tecnici di trasmissione.

PS: nessuno di questi acquisti, dotazioni e competenze aggiuntive andrà sprecato alla fine del Covid-19.Ve lo ritroverete come add-on di sicuro gradimento.